ePíchačka a podnikání bude hračka! Co Vám o ní prozradí v rozhovoru zkušený manažer?

ePíchačka a podnikání bude hračka! Co Vám o ní prozradí v rozhovoru zkušený manažer?

Jan Zámečník zavedl ePíchačku jako jeden z prvních manažerů v České republice. Je s ní spokojený? Jak se s ePíchačkou pracuje a proč by každý manažer měl právě teď zbystřit? V čem všem mu usnadnila podnikání? Nejen to, ale mnohem více se dozvíte v následujícím rozhovoru.

Co bylo Vaším hlavním motivem ke změně ve vykazování práce?

My jsme ePíchačku nasazovali v podstatě ve dvou firmách, prvně v EST Stage Technology, což je společnost, která má okolo 60 zaměstnanců a poté v Drive-control, který má 25 zaměstnanců. V Drive-control byly hlavním důvodem dobré zkušenosti z EST Stage Technology, tudíž nasazení bylo jednoduché, alespoň pro mě jako ekonoma. Naopak v EST Stage Technology proběhlo nasazení systému jako reakce na stávající vysokou pracnost a nízkou flexibilitu ve vykazování na papírových výkazech. Zaměstnanci z dílny vykázali určitý počet hodin, které jim byly zaplaceny. Následně přišli o 2 měsíce později s tím, že na této zakázce ještě v daném měsíci pracovali a že by si zasloužili jejich proplacení. Já jsem měl docházku zaměstnanců už dávno vyfakturovanou. Kde jsem měl, jako finanční manažer zjistit, jaká je skutečnost? Musela se uvést do souladu skutečnost s tím, co si vykazují zaměstnanci.

 

Myslíte si, že tato situace může nastat ve všech firmách?

Dle mého názoru, tato situace může nastat jen ve výrobních firmách a ve firmách, které mají více než několik desítek zaměstnanců, jelikož jinde mají vedoucí pracovníci pod přesnější kontrolou práci svých podřízených. Nespočet finančních manažerů si na tento problém stěžuje. Najdou se i lidé, kteří si práci „schovávají“, aby v případě například nedostatku materiálu, vždy měli co na práci.

 

Splnila ePíchačka Vaše očekávání?

Ano, ale především v Drive-control, kde je systém nasazený téměř 2 roky. Občas se vyskytnou drobné servisní úpravy, ale koncepčně je systém funkční. Důležité pro nás bylo sladění rozesílání mailů se systémem, aby každému zaměstnanci automaticky přišel mail se zadaným úkolem. V EST Stage Technology se s tím bohužel zaměstnanci po 4 letech zavádění stále neztotožnili.

 

Co je v EST Stage Technology za problém? Je důvodem interní změna?

Jedna věc je, že se změnili interně. Je nutné pravidla vynutit, někdy až tím, že se pracovníkům razantně sáhne na mzdu z důvodu špatného vykazování. Jinak někteří pracovníci nezačnou správně vykazovat hodiny. Zaměstnanci jsou schopni vykazovat na papír a nikoli nově do ePíchačky. Pokud management nepřistoupí v některých případech na mzdové postihy, je možné, že se celý proces zavádění zasekne. V EST Stage Technology byly i jiné problémy, kdy zaměstnanci nezvládli objektivně vykazovat, z důvodu neotevření úkolů na projektech od projektových manažerů. V současné době tedy zavádí zjednodušený způsob ePíchačky, kde je důležitý projekt. Systém nám řekne počet odpracovaných hodin a už se nemusí sledovat, že např. 160 hodin odpracovali tito konkrétní 4 lidé.

 

Jakým způsobem jste systém zaváděli? Řekli jste si - ode dneška se vykazuje do tohoto systému nebo jste na systém postupně přecházeli?

Tady je opět rozdíl mezi EST Stage Technology a Drive-control. EST Stage Technology byl vůbec první, kde se ePíchačka zavedla, tudíž jsme systém aplikovali ve spolupráci s vámi, společností Icontio, což trvalo delší dobu kvůli našemu firemnímu IT specialistovi. Já jsem nastoupil před pěti lety a po půl roce mého působení jsem zjistil, že lidé vykazují něco jiného, ihned jsem se snažil celý systém zefektivnit. V Drive-control to bylo odzkoušené z EST Stage Technology, tudíž jsme vše zavedli během jednoho měsíce. Jeden měsíc byl zkušební, aby si všichni vyzkoušeli pracovat s ePíchačkou a další měsíc už byl naostro na základě porovnávání výsledků z ePíchačky a informacemi včetně dat z klasické píchačce. V Drive-control nám to funguje bezvadně.

 Drive-control Zámečník

Jakým způsobem vykazujete v rámci celé firmy? Vykazujete na půlhodiny nebo na hodiny?

Je to různé, podle pozice, ale pracujeme s přesností od 5 minut po celý den. Dělníci vykazují na den, jelikož dělají každý den stejnou práci. Běžně je požadovaný hodinový interval. V podstatě vykazují jednicoví pracovníci. Nevykazuje management a asistentka. Což je 5 lidí, kteří jsou rozpočteni na režie. Primárním úkolem pro vykazování je zjištění na základě kalkulační jednice, kolik nás bude stát hodina práce do budoucna.

 

Jakým způsobem je ePíchačka u Vás nasazená?

U nás je 5 úrovní – běžný uživatel, vedoucí oddělení, projektový manažer, admin a účetní. Admin vidí veškeré operace v rámci systému a může cokoli měnit. Projektový manažer má na starosti jednotlivé projekty, v nichž vykazuje, zakládá nové projekty a vidí výkazy pracovníků v rámci jeho projektů. Běžný uživatel má pravomoci pouze na vykazování. Vykazuje v rámci projektu na různé úkoly, které mu jsou určené. Modul účetní, na rozdíl od všech ostatních, vidí peníze. Je to opravdu velmi jednoduché a účinné, protože v 25 lidech přesně vidím, kde je kdo a funguje to bez problémů. Nejvíce je vše promítnuto do controllingu. Výstupem z ePíchačky je tabulka odpracovaných hodin. Výsledky si můžu jako manažer různě filtrovat a přeskupovat, buď podle pracovníků, nebo podle úkolů. Komukoli jsem výsledky ukázal, byl nadšený. Přeskupení v jiném programu je složité. ePíchačka je jednoduchá, už nepotřebuji žádná makra, vzorce a nic jiného.

 

V čem vidíte největší přínos pro Vaše podnikání?

Obrovský přínos je ve zjištění, kam skutečně peníze tečou. Už nemáme žádné nesmyslné náklady navíc, nic takového mě nemůže překvapit. Také byla zjištěna pracovní vytíženost zaměstnanců. Někteří pracovníci nemají práci například po dobu dvou hodin nebo naopak dvě hodiny absolutně nestíhají. V okamžiku, kdy zjistili, kolik času na dané úkoly mají, se podle toho zařídili a zlepšili tím svůj pracovní harmonogram. Pro sledování pracnosti má ePíchačka nevyčíslitelný přínos a nedá se s ničím jiným srovnat. Největší výhody jsou zefektivnění práce v podobě zjištění kolik, kdo odpracoval, na jaké zakázce. Vykazování se může dobře použít také pro firmy, které využívají dotace. Ti, kteří odpočítávají na výzkumu a vývoji z daní, protože výsledné tabulky jsou ideální pro Finanční úřad i Czechinvest.

Chtěl bych poukázat ještě na jednu věc, a to jsou online data pro manažery. Účetní 15. den následujícího měsíce vždy zaúčtovala výplaty, což následně musel někdo vložit do účetnictví, tudíž jsem reálné náklady mohl spatřit až 20. den následujícího měsíce. Ve chvíli, kdy se mi bortil projekt pod rukama, jsem zjistil, že najednou mám více mzdových nákladů, než o kterých jsem věděl. Teď je to lehce zjistitelné i v průběhu projektu. S ePíchačkou mohu dopředu reagovat na potencionální problémy. Nemůže se stát, že se mi objeví „nečekané“ náklady.

 

Doporučil byste ePíchačku dalším společnostem?

Rozhodně bych ji doporučil. Práce s ePíchačkou je neuvěřitelně jednoduchá. Úžasná je krátká prodleva mezi vykonanou prací a vyhodnocením a také snadnost vykázání práce. Opravdu to zabere 30 vteřin, které má každý člověk.

Dále bych chtěl vyzdvihnout možnost připojení na všechny mobilní zařízení. Ve chvíli, kdy projektový manažer může vydat a zadat úkol ze služební cesty, nemůže vzniknout žádný organizační problém. Z účetnictví zjistíme pouze bilanci, ale v ePíchačce jsou zobrazeny veškeré informace ohledně projektu. Mobilní verze povýšila systém vykazování na úplně jinou úroveň. ePíchačka boří mýty o vykazování.

Okomentujte článek



Adresa Brno

Otevři velkou mapu

Adresa Praha

Otevři velkou mapu

Icontio CR, s.r.o.

  • Jihomoravské inovační centrum
  • U Vodárny 2
  • 616 00 Brno
  • Czech Republic
  • IČO: 293 05 012
  • DIČ: CZ293 05 012
  • Dat. schránka: cru9c34

Společnost Icontio CR, s.r.o. je vedená u rejstříkového soudu v Brně, spisová značka C 72783.

Icontio Ltd., org. složka

  • Spielberk Office Centre
  • Holandská 1
  • 639 00 Brno
  • Czech Republic
  • IČO: 277 29 958
  • DIČ: CZ277 29 958
  • Dat. schránka: a7bdew

Společnost Icontio Ltd., org. složka je vedená u rejstříkového soudu v Brně, spisová značka A 19701.

Fakturační údaje


Název projektu: Vzdělávání zaměstnanců společnosti Icontio CR, s.r.o.

Registrační číslo: CZ.03.1.52/0.0/0.0/16_043/0005314

Doba realizace projektu: 24 měsíců

Naše společnost realizuje projekt v rámci výzvy 03_16_043 Podnikové vzdělávání zaměstnanců. Cílem je zvýšit úroveň znalostí a dovedností zaměstnanců, zajištění souladu jejich kvalifikací a kompetencí s požadavky na vykonávané pracovní činnosti, čímž bude zvýšena konkurenceschopnost podpořených zaměstnanců na trhu práce. Projekt je spolufinancován Evropskou unií.

© 2017 Icontio CR s.r.o.

PORTA